2019年4月から大手企業は働き方改革が施行されています。中小企業は2020年4月からと多少猶予期間が設けられていますが、今からでも対策を講じておくべきでしょう。今回は働き方改革における業務効率化とは何か、具体例やツールについて紹介します。どのような対策をとればよいか迷っている経営陣や人事労務担当者は参考にしてください。
業務効率化に取り組むメリット
業務効率化には、コスト削減、労働者の満足度向上、離職の防止など様々なメリットがあります。
業務効率化に取り組むことは、企業側にとっても労働者にとってもメリットがあることです。まず、全体の稼働時間が減ることで人件費というコストが削減されます。削減できたコストは企業の利益となります。
利益率が向上すると、労働者の待遇や労働環境を改善、給与やボーナスを引き上げるなどで労働者側に還元できるようになります。満足度が向上すると離職率が低くなり、優秀な人材が自社求人に目をとめてくれるようになるという好循環が生まれるでしょう。業務効率化が進むと労働者が本来取り組むべきクリエイティブな業務に取り組む時間が生まれ、事業の成長にもつながる可能性が高まります。
メリットが多くある業務効率化を行うことで働き方改革実現にもつながります。しかし、法律が絡んできたことで業務効率化の前に労働者に厳しい規制をしてしまう企業もいるようです。どのような規制を設けてしまうのでしょうか。
働き方改革は規制する前に業務効率化を図ろう
働き方改革の本来の目的は労働環境を整え、生産性の向上などを図ることにあります。法律を順守することだけに注目せず、まずは仕事の無駄を削減することに重きを置き、問題を根本から改善しましょう。
数ある企業の中には、ブランドや企業としての社会イメージを守るために、社員に定時退社をするように強く迫ったり、強制的にPCをシャットダウンして業務を終了させたりする企業も存在すると言われています。このような対応は自社社員から「ジタハラ」として騒がれたり、行うべき業務が滞ってしまったりする可能性があります。
そのような事態に陥れば、仕事を持ち帰って作業したり、自宅から社内システムにアプローチしたりする社員が出てくることが予想できます。すると結局時間外労働となってしまう上に、セキュリティ問題も併発してしまうのです。法律を順守する方法だけが重要視されていますが、問題の根源である「業務効率化」ということにアプローチする必要があると言えます。
働き方改革による長時間労働の是正により、短時間で業務を遂行する必要が出てきました。しかし、実際にはどのようにして業務効率化を図ればよいのでしょうか。次の見出しで解説します。
業務効率化に使えるツール
業務効率化を図るには、ルーティンワークを自動化するRPA、コミュニケーションをスムーズにするチャットツール、ビデオ会議ツールを導入するなど様々な方法があります。
それぞれ種類は多岐にわたるため、自社に合うものを選ぶとよいでしょう。ここでは、例として便利なツールを1つずつ挙げていきます。
RPAは「saireco」がおすすめです。電子化された情報の整理や反復作業を行う際に、ルールが細かく決められている場合、自動で業務を遂行してくれる優れものです。24時間稼働でき、ミスがない点も魅力的です。ルーティンワークはRPAに任せ、人間は本来の業務に注力できるため、大変便利に扱えるでしょう。主に人事業務の面で役に立ち、専門知識が必要ない点も特徴的です。
コミュニケーションツールは「Chatwork」がおすすめです。グループチャットや個人チャットで連絡を取り合える基本機能に加え、スマホやタブレットにも対応しているため、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。タスク管理やファイル送信、ビデオ通話などの機能も備えているため、社員同士のコミュニケーションはこれひとつで事足りるでしょう。
ビデオ会議ツールは「Skype」がおすすめです。名前が広く知られている通り利便性に優れており、マルチデバイス対応で、どこからでも会議に参加できます。ビデオ会議だけではなくチャット機能も搭載されています。Skypeアカウントを持っていない相手にも電話できる点も特徴的です。
ツールを活用すれば業務効率化が図れます。自社に合うものを選びたいが、選定ポイントや使い方が分からない場合もあるでしょう。その場合はどうすればよいのでしょうか。
働き方改革における業務効率化が分からなければセミナーを受けよう
働き方改革における業務効率化のセミナーは様々な企業が行っています。ツールの使い方を知りたい場合は、ツールの提供会社のセミナーで使い方を学習するとよいでしょう。
そもそも選び方が分からない場合も、業務効率化の方法から説明してくれるセミナーが開催されているため、自社から近い場所で開催されているものを受講してみましょう。セミナー参加には、プロフェッショナルが業務効率化について説明してくれます。ツールを導入する以外で業務効率化を図る方法を知れる可能性があります。
業務効率化の方法は千差万別
業務効率化の方法は千差万別あるが、取り組むこと自体には企業側にとっても労働者側にとってもメリットがあります。ツールを導入する場合は自社に合うものを選定しなければいけません。ツールの使い方が分からない場合や、どれを選べばよいか分からない場合は、セミナーなどを受けるとよいでしょう。
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