新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、世の中では在宅勤務が急速に普及しました。ついにうちの会社もテレワークを導入することに。でも有料サービスを導入するとコストもかかるし契約にしても時間がかかってしまう。
かといって通常の出社時と同じ仕事の進め方や、ありあわせのシステムだと何かとうまくいかない。どうしたらいいのか・・。そんな風に悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで今回はテレワークで使える無料サービスをまとめてみました。
テレワークでのコミュニケーションに使える定番無料ツール
テレワークでは、離れた場所でそれぞれが業務を行うので、オンラインで会話ができるツールの導入が必要不可欠です。そこで、テレワーク時のWEB会議などで活用されている定番のコミュニケーションツールをご紹介します。
Zoom
急速に普及した定番のオンライン会議ツールです。1対1のミーティングであれば無料、3人以上でも40分間は無料で使用できます。3人以上の場合でも、少し手間ですが40分ごとにつなぎ直せば半永久的に無料で使用することができます。
Zoomのよいところは、接続の手順がとても簡単でPC、iOS、androidなど端末を問わず利用できるところです。また、リアクションボタンにより「いいね」や「拍手」などのリアクションを相手に伝えることができます。無言になりがちなWEB会議でも盛り上がりますね。
>>「Zoom」サービスページ
Webex
Webexは世界的な大手IT企業であるCisco社が開発したオンライン会議ツールです。Zoom同様、非常に簡単に接続できるので誰もが気軽に利用することができます。無料プランでも人数や時間制限なく使用可能です。
何よりも大手企業が運営しているため、安定性やセキュリティ面でも安心です。機密性の高い会議などセキュリティ面の対策にはZoomよりもWebexの方がよいでしょう。
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Google Meet
Googleが提供するオンライン会議ツールがGoogle Meetです。Googleアカウントをお持ちなら、GmailやGoogleカレンダーとの同期もできます。とてもシンプルなユーザーインターフェースなので、操作も簡単。ブラウザとしてChromeをよく利用するユーザーであれば、慣れ親しんだ操作性でオンライン会議を開催することができるでしょう。
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Chatwork
日本の老舗チャットツールと言えばChatworkです。ビデオ会議機能もありますが、主にチャットでのやりとりに便利です。LINEなどのチャットツールが流行る前からビジネスで使えるチャットとして発達してきました。
ファイルのやり取りや複数人でのやりとりに非常に利便性が高いため、主にフリーランスの方に使用されています。社内でチャットツールを導入したいけど予算がない、そんなチームにおすすめのツールです。
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テレワークでのチームビルディングに使える定番無料ツール
テレワークではなかなか互いの状況が見えず、コミュニケーションが取りづらいこともありますよね。特に上司と部下やチーム間でのコミュニケーションはテレワークでの生産性に大きな影響を与えます。そこで、テレワークでのチームビルディングに使える無料ツールをご紹介します。
KAKEAI
KAKEAIはチームのコラボレーションを促進するツールです。メンバーが感じている本音をデータ化し見える化することでチーム内の不満を早期解消して生産性向上や離職防止につなげることができます。
2020年5月からは社数限定で1on1支援ツールを無料開放。面談の記録だけでなく、面談を通じてメンバーがどう変化したのかを見える化することができます。メンバーとのコミュニケーションのきっかけに悩んでいる管理職の方におすすめです。
>>「KAKEAI」サービスページ
Wevox
Wevoxは1,500社以上の企業で導入が進むエンゲージメント管理ツールです。1か月間無料で使用することができます。Wevoxの特徴は学術的な根拠を用いて従業員のエンゲージメントを見える化できることです。
またアンケート実施だけでなく、分析機能もあるためどのような対策を講じればよいかを判断できます。在宅勤務が続くとモチベーションやエンゲージメントに影響を及ぼす可能性が高くなりますが、定期的にエンゲージメントをチェックすれば離職防止にもなるでしょう。
>>「Wevox」サービスページ
TPI性格検査
テレワークになったからこそ、もっと互いのことを知るべきではないでしょうか。お互いのことを知ることで、チーム内の心理的安全性が高まり生産性が向上する可能性が高くなります。そこで無料の性格検査を使用してみてはどうでしょうか。TPI性格検査は東大で開発された信頼性の高い性格検査です。
タレントマネジメントシステム大手のタレントパレット社が無料で提供しており、80問程度の設問で性格特性を知ることができます。お互いの結果を見せあってミーティングすれば、仕事がより一層進めやすくなるでしょう。
>>「TPI性格検査」サービスページ
テレワークでの生産性向上に使える定番無料ツール
テレワークでは個人に仕事の進め方が依存するため、どうしても生産性が低下してしまう場合があります。また対面ならではの利点を活かせないため、テレワークを導入したばかりの企業ではやりづらさも感じるでしょう。そこで、テレワークでの生産性向上に使えるサービスをご紹介します。
Mindmister
対面ではホワイトボードを使ってブレインストーミングができます。しかしテレワークでは大勢でアイディアを出すセッションはなかなかやりづらいでしょう。しかし、オンラインマインドマップを使えば共同作業で新たなアイディアを生み出すことができます。
Mindmisterは基本無料で使えるマインドマップツールです。マインドマップの作成がとても簡単で、キーワードの追加や並び替えもすぐにできます。共同編集や同時編集も可能なので対面でホワイトボードを使用するような感覚でブレインストーミングができるでしょう。
>>「Mindmister」サービスページ
ポモドーロタイマー「Focus-to-do」
在宅勤務ではつい、趣味のものなどが気になって仕事に集中できないこともあるでしょう。そこで便利なのがポモドーロ集中法。イタリア人の元コンサルタントが開発した集中法です。その内容は25分間集中的に作業したら5分休憩するというものです。
この25分＋5分の単位を繰り返すことで集中的に作業することができます。Focus-to-doはiOS限定ですが、25分間＋5分間を計測してくれるアプリです。どうしても集中できない時に使用してみてはどうでしょうか。
>>ポモドーロタイマー「Focus-to-do」サービスページ
スクリーンタイム
テレワークではつい仕事の合間にスマホをいじってしまう方もいるのではないでしょうか。iPhoneユーザーであればスクリーンタイムを使用するのがおすすめです。1日のアプリの使用時間やWebサイトの閲覧時間を表示してくれます。
業務が終わった後にスクリーンタイムをチェックしてみると、仕事よりもスマホをいじっていた時間が多かったということに気づくかもしれません。
>>「スクリーンタイム」を確認する方法
テレワークでの健康管理に使える定番無料ツール
テレワークではつい運動不足になりがちです。さらには自宅だとついつい不規則な生活を送ってしまいがちなので、人によってはメンタルヘルスに影響がでるかたもいるかもしれません。そこでテレワークでの健康管理に使える便利なツールをご紹介します。
Apple healthcare
Apple純正の健康管理ツールです。iPhoneユーザーであれば歩数を表示することができます。一日中集中してテレワークしていた日に歩数計を見てみると10歩しか歩いていなかった、なんてこともあるでしょう。またApple Watchがあれば心拍数もチェックすることができます。運動や健康状態を見える化できれば、健康対策をすることもできるようになりますね。
>>「Apple healthcare」の使い方
ヘルスプラネット
在宅でのテレワークではついついお菓子に手が伸びてしまうことも。食べ過ぎてしまうと、体重や体脂肪が増えていくことが気になりますよね。健康器具大手のタニタが開発したヘルスプラネットを使用すれば、体重をグラフで見える化することができます。
もしタニタの対応する体重計を使用していれば自動でデータ反映も可能です。タニタの機器を持っていなくても手動で入力すれば体重を見える化できます。グラフで体重変化が見えるようになれば、お菓子につい手が伸びてしまうことも少なくなるでしょう。
>>「ヘルスプラネット」サービスページ
快眠サイクル時計
在宅勤務では体を動かす機会が少ないため、エネルギーが消費されずなかなか寝付けないこともあるでしょう。
またついつい夜更かしをしてしまうことも。スマートフォンアプリの快眠サイクル時計を使用すれば、睡眠の質を分析して最適なタイミングでアラームを鳴らして起こしてくれます。朝の目覚めがスッキリすれば、一日もスムーズに過ごせるでしょう。
>>「快眠サイクル時計」サービスページ
Google Fit
Googleが開発するGoogle Fitは、運動目標を立てて取り組むことができる運動支援ツールです。いつも運動しようと思い、ついついサボってしまう方も多いのではないでしょうか。そこできちんと目標を立てて目標の達成度合いを振り返ることができれば毎日運動を続けることができるでしょう。Google Fitでは運動の目標達成状況を見える化して通知してくれる便利なツールです。
>>「Google Fit」サービスページ
テレワークでの業務管理に使える定番無料ツール
テレワークで最も重要なのが業務管理。オフィスワークではすぐに声をかけて進捗を確認することができますが、テレワークではなかなか進捗具合が見えづらいものですよね。そこでテレワークで進捗を共有できるツールをご紹介します。
Trello
業務管理ツールを導入しても結局使われなかった。そんな経験をした方も多いのではないでしょうか。多くの業務管理ツールはプロジェクト管理ツールとして誕生したため、プロジェクトマネジメントの考え方が不可欠です。そのため使用する側にもプロジェクト管理の知識が不可欠でした。
Trelloは他の業務管理ツールで挫折した方にとてもおすすめのツールです。カード型の管理手法でとても直感的かつ簡単に進捗管理できます。コメント機能がチャットと同じような感覚で使用できるため仕事のやり取りにも便利です。
>>「Trello」サービスページ
Slack
定番の業務管理ツールといえばSlackです。Slackは複数のプロジェクトを管理する時にとても便利です。プロジェクトごとにチャットを作成して進捗状況をリアルタイムに確認することができます。メールからのリプレースを目指して開発されたツールであるため、メンバーとのコミュニケーションがとてもスムーズにできます。
Google Driveなどのファイル共有サービスとの連携もできるため、ファイル共有も簡単かつスムーズにできます。
>>「Slack」サービスページ
Jooto
jooto（ジョートー）は 4ユーザーまで無料で使える業務管理ツールです。jootoの特徴は、Todoリスト、進行状況、担当者ごとのタスクのステータスを1画面に整理できることです。特に担当者別にタスクを並べることも可能であるため、人に業務が付随しやすい日本企業にとって使いやすい業務管理ツールのひとつです。
ガントチャート機能もあるため、納期に対する進捗も一目で管理できます。担当者別の管理をしたい管理者におすすめのツールです。
>>「Jooto」サービスページ
Stock
チャットツールではどんどん情報が流れていってしまいますよね。「そういえばあのファイルどこだっけ？」と探すのも一苦労です。Stockはチャットとファイル共有の利点を両立したツールです。Stockでは情報が流れることなく、「ノート」に情報を残すことができます。
また、ノートとタスク管理を連動でき、案件や会議ごとのTodoを管理することも可能です。打ち合わせの多い企業におすすめのツールです。
>>「Stock」サービスページ
おわりに
いかがでしょうか？今回はテレワーク時に使えるサービスをまとめましたが、緊急事態宣言の解除にともない、以前のように通勤・出社する方も増えているかと思います。しかしすべてが元通りというわけではなく、コロナ禍を経て、ワークスタイルや働き方に対する意識は大きく変化したのではないでしょうか。
業務の効率化に向けてツールやサービスの導入を検討しつつ、不確実な状況でもすぐに適応できるような仕事の進め方や仕組みづくりについても考えてみてはいかがでしょうか。
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