ウェブ会議を行う女性

WEB会議システムを使用したオンライン商談が広くに普及し始めています。新型コロナウイルスの感染拡大防止で導入が急速に進み、これまで直接の訪問での商談がメインだった企業でも、オンラインで商談を完結させるようなケースも多く見られるようになりました。アフターコロナにおいても、オンラインでの商談スキルは必須であると考えられます。

WEB会議ツールを使用した商談では、対面での商談と異なり難しい面も多くあるでしょう。アクティブ アンド カンパニーでは、こうしたオンライン商談の課題に特化したセールスコミュニケーション研修を実施しています。今回は特別にその内容を抜粋してご紹介します。

アクティブ アンド カンパニーのWEBセールスコミュニケーション研修とは?

研修する男性
アクティブ アンド カンパニーでは、昨今の社会情勢の影響による営業手法や勤務形態の変化に対応するWEB会議システムを用いたセールスコミュニケーション研修を実施しています。

この研修では、レクチャーやロールプレイングを通じて、WEB会議ツールを使用した商談において円滑なコミュニケーションを行う方法を体感しながら習得できます。従来の営業研修のような営業スキルの習得だけではなく、対面でのコミュニケーションとWEB会議ツールを使用したコミュニケーションとの違いを明らかにしながら、どのようにすれば営業活動がうまくいくのかを具体的に解説します。

アクティブ アンド カンパニーは、これまで人事・総務の分野で約1,000社のコンサルティングサービスを提供した実績があり、人事領域のシステムを開発、提供しているのでITに関する知見も豊富です。人材育成と人事業務、そしてITに詳しいからこそ、WEB会議ツールを使用した際のセールスコミュニケーション研修をお届けできるのです。

リアルコミュニケーションとの違い

研修資料2
オンライン商談は対面でのコミュニケーションとどこが違うのでしょうか。
リアルでのコミュニケーションと異なり、オンライン商談では、対面よりもコミュニケーションの情報量が少なくなるという問題があります。対面では相手の表情やしぐさ、雰囲気など多くの情報を読み取ることができます。しかしオンライン商談では音声と映像または音声だけで情報を読み取る必要があるでしょう。そのため相手に伝えたいことが伝わらない、相手の要望やニーズをうまく汲み取れないという状態が発生しがちです。

それだけではなく、ネットワーク環境の影響による接続不良やPC操作に不慣れな相手による時間ロスなどリアルでのコミュニケーションでは発生しえないトラブルが起こります。
さらには、同じ資料を見ていても相手が同じページを見てくれているとは限りません。対面では相手がどのページを見ているかがわかりやすいですが、オンライン商談では常に相手が見ているページを伝えながら話す必要があります。

このように、オンライン商談では対面とは異なるコミュニケーションが必要です。そして対面ではないからこそ起こるトラブルに注意する必要があります。

WEB会議ツールを使用したセールスコミュニケーションのポイント

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WEB会議ツールでのセールスコミュニケーションにはいくつか重要なポイントがあります。

コミュニケーションは伝わらないという前提で考える

まず、対話する相手の雰囲気を音声や映像だけで読み取る必要があります。情報量が少なくなるため、商談当日ではなく、なるべく事前に可能な限り多くの情報収集を行うべきでしょう。
また、 WEB会議ツールの接続不良や相手のPCリテラシーに配慮する必要があります。事前に相手側の接続環境や使用ツールを確認しておくとともに、万が一の接続トラブルに備えて代替手段も相手と確認しておきましょう。

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事前準備を入念に行う

次に、WEB会議でのコミュニケーションでは、資料の準備を入念に行うことをおすすめします。商談中に資料が投影できないといったトラブルも考えられますし、お互いの手元が見えないので資料を複数参照することも可能です。事前に概要資料を送付しておき資料の投影がなくてもプレゼンできるようにしておくことや、手元に資料を準備して参照しながら回答できるようにすることで、スムーズな情報伝達とコミュニケーションを実現できます。

伝え方を工夫する

さらには、商談当日の相手への情報の伝え方もとても重要です。相手に伝わる情報量を可能な限り多くする必要があります。そのため、大切なことは繰り返し強調することや、内容がきちんと伝わっているか都度確認すること、画面には胸から上のみ表示されるので、表情豊かな反応やと手のしぐさも交えながら視覚でも伝えることで、より相手に伝わるプレゼンテーションになります。

このようなWEB会議ツールを使用したセールスコミュニケーションのポイントを理解して商談を有利に進めましょう。

設備の準備

オンライン商談では商談の進め方だけではなく、WEB会議ツールを使用するための設備がとても重要です。必要な設備は大きく2つに分けられます。

インフラ設備

オンライン商談では、特にインターネット回線はとても重要です。見落としがちなのが、回線の上り速度です。回線を提供するプロバイダーによっては、上り速度を遅くすることで下り速度を高速化している場合があります。WEB会議ツールを使用する前に、必ず回線のスピードテストを行って上り速度と下り速度をチェックしておきましょう。

また、使用する端末も重要です。PCであればメモリが十分に搭載されているものを選ぶべきです。WEB会議では、資料を開きながらWEB会議ツールを使用するため搭載メモリが少ないPCではメモリ不足に陥ります。もしPCスペックに不安があるなら、スマートフォンやタブレットを代替端末として用意しておきましょう。

WEB会議ツール

使用するWEB会議ツールの選択も重要です。相手の環境に合わせることも重要ですが、自社のPCスペックや使用ツールを考慮した上でWEB会議ツールを選択しましょう。相手に新たな設定を求めることや接続するストレスを感じさせるツールを選ぶのは避けるべきです。自社にとってもプレゼンがしやすく、相手も気軽に接続できるツールを選びましょう。

設備が商談の成否を左右するといっても過言ではありません。必要な投資は惜しまず行いましょう。

資料の準備で押さえておくべきポイント

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WEB会議ツールを使用したオンライン商談では、資料を事前に準備することも重要です。最後に資料の準備方法について3つのポイントをご紹介します。

キラーワード・キーセンテンスを使用する

WEB会議システムを用いたコミュニケーションでは、視覚情報が非常に重要です。商品やサービスの特徴をできるだけわかりやすく、端的に表現することで、記憶に残るプレゼンをすることができます。魅力を伝えたいあまり、商品やサービスの説明はどうしても長くなってしまいがちですが、文章量はできるだけ抑えて、短い言葉で魅力を訴えかけることが効果的です。

複数資料を用意する事前に確認する

オンライン商談では、事前の準備を入念に行っておくことがおすすめです。商談時に手元に置いておく資料や投影資料、商談後に送付する資料、クロージング時に利用する調査資料や事例などの詳細資料など、段階に応じて必要な資料をあらかじめ準備しておくことで、営業のクオリティを担保することや、商談を円滑にすすめることができるでしょう。

システムトラブル時のリカバー策を講じる

何かしらのトラブルによって、接続が途切れたり、パソコンがフリーズしたりすることや用意した資料が投影できない場合もあります。そのような事態を想定して、接続が不安定な場合はあらかじめその旨を伝えて接続が途切れた場合の代替策を決めておくことや、事前にWEB会議の案内をする際に利用する資料を送付しておくなどのリカバー策やバックアップを設けておくことが効果的です。

オンラインだからこそできるコミュニケーションを大切に

オンライン商談はデメリットばかりではありません。オンラインだからこそ、リアルタイムで動画を流したり、WEBサイトを紹介したりなどデジタルツールを使用したプレゼンが可能です。またWEB会議ツールによっては、相手がリアクションできるリアクションボタンがあります。
リアクションボタンを使えば、場が盛り上がるだけでなく、お客様との距離感も縮まるでしょう。さらに場所を問わないので上司の同席が容易になったり、商談を録画することで効果的なフィードバックを受けたり、トークスキルの向上に役立てることもできます。こうしたデジタルならではの商談の強みを生かし、ポイントを押さえたうえで積極的に活用していきましましょう。

アクティブ アンド カンパニーでは、こうしたオンライン商談におけるセールスコミュニケーションを習得するための研修プログラムの実施しています。詳細についてはお問い合わせフォームよりお問い合わせください。

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