オンライン商談のツールには様々なものがありますよね。どれを選べばいいのかわからない、そんな方も多いのではないでしょうか。そこで今回は「お客様にストレスを感じさせない」という観点からオンライン商談ツールを比較してみました。
オンライン商談ではなぜツールが必要なのか？
そもそも、オンライン商談ではなぜツールが必要なのでしょうか。オンライン商談でツールを使用する目的を考えてみましょう。
コミュニケーションを円滑にするため
オンライン商談は、対面と異なりお互いに伝わる情報が少なくなりがちです。対面では相手のしぐさや雰囲気を読み取ることができます。しかし、オンライン商談は物理的に目の前に相手がいません。そのため、なるべく多くの情報を読み取れるようにWEB会議ツールを使用するのです。
商談を有利に進めるため
情報量が少ないオンライン商談を有利に進めるためには、対面にはない方法で商談を進めることが必要な場合もあります。そのため、資料の受け渡しを行うツールやプレゼンを効果的にするツールが必要不可欠です。
顧客情報を管理するため
オンライン商談は、移動時間を削減できる分、商談を多くスケジューリングできます。また、情報量が少ないオンラインだからこそ顧客ごとに細目に商談の内容や次に向けたアクションをきちんと管理する必要があるのです。そのため、顧客情報を管理するツールが必要になります。
オンライン商談には必須となるツールが存在しています。費用を惜しまず、必要な投資を行いましょう。
オンライン商談の注意点
オンライン商談は、対面での商談と異なり、いくつか注意点があります。どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
接続環境
最も大きな違いは、ネットワークなどの接続環境に商談が左右されることです。オンライン商談中は、回線が途切れることやPCがフリーズすることなど、常に商談が中断するリスクが存在しています。そのため、常に商談は中断するものと考えて準備しましょう。
WEB会議ツール使用中の背景
対面での商談では、全く気にすることがないことをオンライン商談では注意しなければなりません。WEB会議ツールを使用して自分の表情を映す場合、背景にも気を使わなければなりません。会社のオフィスからWEB会議ツールを使用する場合は、背景が気になることはないでしょう。しかし、在宅勤務の場合、お客様によっては営業担当者の自宅が映ることを気にされる場合もあります。そのような場合はバーチャル背景を使用するなどの対策が必要です。
服装
オンライン商談だからこそ、服装には特に気を付けるべきでしょう。もちろんスーツが無難ですが、デジタルならではの特性を理解すると服装も一工夫する必要があることがわかるでしょう。使用するWEBカメラによっては、自動補正により色合いや明るさが自動的に調整されるものがあります。明るい部屋で白い服装でWEBカメラを使用すると、画面上で映る際に明るすぎる場合もあります。顔だちをはっきりさせたいなら、黒や紺などの少し暗めの服装がよいでしょう。女性であれば、薄いピンクなど赤系の服装を取り入れることで表情を明るく見せることもできます。
オンライン商談では注意すべきことを理解してほんの少し工夫すれば格段に成約率が向上します。
オンライン商談を導入するための手順
では、実際にオンライン商談を導入するにはどのように進めればよいのでしょうか。実際の導入手順を紹介します。
社内のインフラ環境を確認する
まずは、社内のインフラ設備がWEB会議ツールを使用するのに適しているかを検証しましょう。回線速度のチェックやPCスペックのチェックを行い、もしスペックに不安があるなら惜しまず設備に投資しましょう。
オンライン商談と対面商談の違いを確認する
対面での商談をオンライン商談に置き換えることは難しいことではありません。しかし、社員のITリテラシーや営業手法によってはオンライン商談を導入することが難しい場合もあるでしょう。自社の営業手法をオンライン商談へ置き換えた場合にどのような違いが発生するかを事前にシミュレーションしておきましょう。
オンライン商談ツールを導入する
インフラ環境のチェックと自社の営業手法の確認が終わったら、自社にとって最適なオンライン商談ツールを選定します。一般的に普及しているツールを使用することがベストですが、インフラ環境によっては必要最低限のツールを使用することを余儀なくされることもあるでしょう。自社の事情を考えながら、オンライン商談ツールを導入しましょう。
社内で研修を実施する
オンライン商談ツールを導入したら、実際のオンライン商談の進め方をマニュアルにまとめましょう。同時に社内でオンライン商談のやり方に関する研修を行います。マニュアルや研修を通じて、営業担当者からフィードバックをもらうことでより最適なオンライン商談のやり方を確立できるでしょう。
トライアルを実施する
オンライン商談のやり方が確立したら、いきなり本番の商談に挑むのではなく、必ずトライアルを行いましょう。トライアルは、社内トライアルだけではなく、可能であれば信頼できるお客様に協力いただくのもよいでしょう。トライアル結果から改善点を抽出し、本番環境に向けて改善すべき点を検証しましょう。
効果測定を行う
オンライン商談を導入したら、必ず効果測定を行いましょう。オンライン商談を導入したことで、どれだけアポイント件数や成約率に影響があったのかを比較検証します。もし生産性が低下しているようであれば、どこがボトルネックになっているのかを考え、オンライン商談のやり方を見直す必要があるでしょう。
オンライン商談の導入は何よりも社内メンバーの行動変容が必要です。必ず研修を実施してオンライン商談のやり方を身に着けさせましょう。
オンライン商談に必須のツール
オンライン商談には必ず必要となるツールが存在しています。各ツールをご紹介します。
WEB会議ツール
まず必須なのがWEB会議ツールです。遠隔での商談は電話でも可能です。しかし、WEB会議ツールを使用すれば資料を見せながらのプレゼンやお互いの表情を確認しながらの打ち合わせが可能です。
ファイル共有ツール
オンライン商談では紙で資料を渡すことができないため、資料の受け渡しにはファイル共有ツールが便利です。メールでの受け渡しも可能ですが、相手によっては受信できる容量が制限されている場合もあります。ファイル共有ツールを用意しておけば、どのようなお客様にも対応ができるでしょう。
営業管理ツール
オンライン商談では、対面での商談より情報量が少なくなります。そのため、商談ごとにどのような内容をヒアリングして次にどのような行動を起こすのかをこまめに管理する必要があるでしょう。営業管理ツールはこうした顧客ごとの商談の状況を簡単に管理できます。もしまだ営業管理ツールを導入していないのであれば、この機会に導入を検討しましょう。
オンライン商談ではITツールを駆使することでより効果的な商談を進めることができるでしょう。
代表的なWEB会議ツール
実際によく使われているオンライン商談ツールにはどのようなものがあるのでしょうか。代表的なものをご紹介します。
Zoom
最近特に普及しているのがZoomです。独自のデータ圧縮技術と低遅延技術で、動作が軽く、接続不良時も音声が途切れにくい特徴があります。また、リアクションボタンにより「いいね」といったカジュアルな反応も可能です。チャット機能やホワイトボード機能などミーティングに欠かせない機能が標準搭載されています。
Webex
米IT大手のCISCO社が提供するツールです。機能はZoomとほとんど変わりませんが、大手IT企業が運営するためセキュリティや安定性の面で安心です。金融業界などセキュリティ面が厳しいお客様とのやり取りにはWebexを使用しましょう。
ベルフェイス
和製ツールとして人気の高いのがベルフェイスです。音声は電話で接続し、映像や資料共有をツールで行います。特に便利なのが接続の気軽さです。お客様側は専用のアプリを一切インストールすることなく、ブラウザ上でやり取りができます。WEB会議ツールを導入するほどの手間をかけたくない場合におすすめのツールです。
Google Meet
AndroidやGoogleユーザーであれば、標準で使えるGoogle Meetがおすすめです。新たなツール導入にコストをかけたくない場合に最も手軽で簡単に導入できるツールの一つです。
代表的なファイル共有ツール
Dropbox
Dropboxは2GBまで無料で使用できるファイル共有ツールです。PC用クライアントソフトをダウンロードすれば、PCのローカルフォルダのように簡単にファイル共有ができます。ファイルを送る相手にはURLで簡単に共有できるのも特徴です。
Google Drive
Googleユーザーであれば、Googleドライブがおすすめです。追加料金を支払うことなく利用できます。
代表的な営業管理ツール
SFA（セールスフォース）
営業管理ツールは最も普及しているセールスフォースのSFAがおすすめです。顧客ごとに問い合わせ状況や商談の状態を管理できます。
オンライン商談では、ツールを導入するだけではなく運用までの体制をつくることや、活用できるまで支援することが重要です。商談の性質に応じたツールを選定し、使いこなすことでお客様にストレスを感じさせない商談の進行が可能になります。
アクティブ アンド カンパニーでは、こうしたオンライン商談の課題に特化したセールスコミュニケーション研修を実施しています。以下の記事でその内容を抜粋してご紹介しています。気になる方は参考にしてください。
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