HR総研が行った「社内コミュニケーションに関する調査」では、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業が全体の8割を占めています。具体的にはどのような課題があるのでしょうか。そして、これを解決する方法はあるのでしょうか。本記事では、この2点について詳しく解説します。
社内コミュニケーションの課題は部門・事業所間にある？
HR総研の「社内コミュニケーションに関する調査」よると、「課題のあるコミュニケーションはどこか」の設問に対し、約7割の企業が「部門間・事業所間」と答えました。
事業所間コミュニケーションは、物理的な距離が課題ですよね。どうしても対面でのコミュニケーションを取る機会が他と比べて少なくなってしまいます。一方で、機能別組織がしっかりしている企業では、部門間のコミュニケーションも大きな課題です。同じフロアにいても、デスクが離れていることなどから気軽にコミュニケーションをとれないことがあります。
解決策のひとつとして、Skypeなどを使ったビデオ会議や、ビジネス用チャットツールを導入することが考えられます。事業所間など、離れている相手にはビデオ会議やチャットツールなどで気軽に連絡できる方法を採用すると良いでしょう。また、部門間でのコミュニケーションに問題を感じている場合は、オフィスのフリーアドレス化を導入することによって、様々な部門の社員と気軽に接することができるようになります。
このように、部門間・事業所間でのコミュニケーションの課題を解決する方法にはいくつかの選択肢があります。自社の課題に応じて、最適な解決策を選択しましょう。しかし、ツールやフリーアドレスを導入しても、そもそもの社員のモチベーションが低い場合はなかなかコミュニケーションが難しい場合もあります。
社員のモチベーションが低く、成果が分かりにくい
社員のモチベーションが低い場合、社員と会社との絆や共感であるエンゲージメントを向上させる必要があります。エンゲージメントの向上には、上層部と社員が気軽に接することができる社内イベントを積極的に実施したり、会社に対する不満をアンケート調査でガス抜きしたりすることで解決できる場合があります。
多くの企業で、誕生日会などの社内イベントを設けてコミュニケーションを活発化させようという試みが行われています。しかし、社員のモチベーションが低く参加しなかったり盛り上がらなかったりすることが多々あります。人を集めても、何回か開催するうちに固定されたメンバーしか集まらない場合もありますよね。こうした問題の解決策として、企業上層部や経営陣が積極的に社内イベントに参加することが考えられます。
また、上司からできる限り参加するよう声掛けをしたり、上司が出し物に参加してもらったりすることも効果的です。イベントで上司の意外な一面を知り一般社員も盛り上がる効果が期待できます。
また、社内コミュニケーションを活性化させる施策を実施した場合、本当に効果があったのか分からないという問題もありますよね。この問題に対しては、社員アンケートを行い、コミュニケーションに対する社員の実感を調査するとよいでしょう。コミュニケーション施策を実施する以前と比べて情報共有がきちんとなされているか、業務効率が上がっているかといった質問を入れ、施策の実施前と実施後の比較ができるようにしましょう。
実は、このアンケート自体がエンゲージメント向上につながります。アンケートを実施することで、社員の会社への参画意欲が高まります。社員の負担にならない程度にアンケートを積極的に活用していきましょう。
最近では働き方改革の影響で大幅な業務効率化に取り組む会社も増えてきました。効率を重視するあまり、社内がビジネスライクな関係性になっていないでしょうか。気軽にコミュニケーションを取れなければ、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。コミュニケーションの重要性にも目を向けましょう。
日常的にコミュニケーションを取れる環境を作る
コミュニケーションの活性化には、年に数回のイベントよりも、日常的にコミュニケーションを取りやすい環境を作ることがとても大切です。
社内コミュニケーションのツールとして、メールを利用している企業は多いですよね。社内メールは「○○さん、お疲れ様です」といった挨拶から始まることが多いため、テンプレート的になりがちです。また、関係者が多いと宛先やCC追加など手間がかかる上に、誤送信した場合は情報漏えいのリスクが高まります。さらに、後から対応事項が追加になった場合、結局電話で連絡することにもなりかねないですよね。
こうした課題には、便利なITツールを導入して解決するとよいでしょう。社内SNSやビジネスチャットなどのツールを導入すれば簡単に解決できます。最近では、メールよりも手軽に送れて返信もスタンプやアクション機能などで簡潔にできるものも増えてきました。また、メールと違って誤送信した場合も取り消しや編集が可能です。セキュリティ対策にもなりますよね。
さらには、業務外でも活用すれば、飲み会日程の調整用グループや部活動などのグループチャットを作成して気軽にコミュニケーションを取れるようになります。こうした個別連絡機能のほかに、「TOALL」機能などでチーム全員にお知らせを届けられる便利な機能も搭載しています。
ビジネス用チャットやSNSは無料のトライアルを設けている場合もあります。こうした無料期間を使って社内からあらかじめフィードバックをもらいながら本格的な導入を検討するのも良いでしょう。ツールを導入すれば、長期的にコミュニケーションを活性化させることも見込めます。
コミュニケーション不足が招くもの
HR総研が発表した「社内コミュニケーションに関する調査」では、ほぼ全ての回答者が「コミュニケーション不足になると、業務に支障をきたす」と答えました。
この調査結果は企業規模に関わらず、97％の企業がコミュニケーション不足と業務への支障について悩みを抱えていることが明らかになりました。また、情報共有手段はメールが圧倒的に多くなっていることも判明。一方で、社内間コミュニケーションの妨げとなるものは「組織風土」という回答が多くありました。
このような課題に対しては、対話の必要性を管理職や経営層に教育し、部下と積極的にコミュニケーションを取るよう促すといった方法があります。また、メールでのコミュニケーションでは、CCに入れておけば報告済みという習慣がコミュニケーション不足を助長している可能性があります。顔の見えないコミュニケーションでは、相手の反応、確認したかどうかを意識しないまま自分の仕事だけに集中しているとトラブルのもとになります。
このようにコミュニケーション不足は、円滑な業務進行の妨げの原因となる要素が多く含まれています。ツールの導入だけでなく、組織風土改革に取り組む必要もあるでしょう。
イベントやツール導入などでコミュニケーションを日常的にとろう
一時的なコミュニケーションの活性化にはイベントなどが有効な手段です。ただし、イベントを活用する場合でも上司からの積極的な声かけが大切になります。また、コミュニケーションツールを導入すれば、メールよりも気軽に相手に連絡が取れるようになります。コミュニケーションの不足は円滑な業務進行の妨げとなる可能性があるため、優先課題として改善に取り組んでいきましょう。
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