初めてのオンライン商談はとても緊張しますよね。オンライン商談はとても便利な反面、注意すべきことが多いのも事実です。そこで今回は初めてオンライン商談を行うあなたに向けて、商談を成功させるために注意すべきことをまとめてみました。
オンライン商談で失敗しないためには？
普段の商談で緊張しない方も、初めてのオンライン商談となれば話は別でしょう。つい失敗しないかと色々と考えてしまいますよね。オンライン商談で失敗を防ぐためには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。
事前に伝えたいことを資料にまとめて送付する
オンライン商談は対面での商談よりも圧倒的に情報量が少なくなります。対面では相手の雰囲気やしぐさを読み取ることは容易です。しかし、オンライン商談では映像と音声だけで相手の反応を読み取る必要があります。しかも音声だけで伝える場面も多くなるでしょう。そのため、伝えておきたい点を資料にまとめて、なるべく事前にお客様へ送付しておくことがおすすめです。事前に資料を送り、当日、資料に対するフィードバックをお客様からいただく形式で商談を進めます。こうすることでお客様の反応を確実に読み取ることができます。
接続トラブルがあるのは当たり前
オンライン商談で対面での商談と大きく異なる点は、WEB会議ツールの接続不良が起こるリスクが常にあることです。ネットワーク環境の影響だけではなく、お客様と営業担当者双方のPC環境や音声環境によって接続が中断されることが度々発生します。接続トラブルがあるのは当たり前だという前提で商談の準備を進めましょう。
商談のゴールを決める
オンライン商談は情報量が少なくなるため、どうしてもプレゼン内容がお客様の印象に残らないことが多いでしょう。例えば、対面での営業でよく行う会社紹介はオンライン商談では単調に聞こえがちです。そのため、商談の最初に商談のアジェンダをお客様に伝えるとともに、他に知りたいことや内容を短縮してもよい部分があるかを確認しましょう。また、アジェンダを設定するには、事前に商談のゴールを決めておくことが重要です。会社紹介をすることはあくまでも手段です。初回の商談であれば、次回の商談へとつなげるためにどうすればよいのかを考えてゴールを設定しておきましょう。
このように、オンライン商談はポイントさえ押さえれば失敗を防ぐことができます。
オンライン商談はリアルとどう違う？
オンライン商談はメリットの面で、対面での商談とどこが異なるのでしょうか。利点となるポイントをご紹介します。
カジュアルに話せる
オンライン商談はお客様にとっても気軽に参加できるため、アポイントが取りやすいというメリットがあります。また、チャットのようにカジュアルに話すことも可能です。在宅勤務でオンライン商談を行う場合は、あえて自宅の様子を話題にすることで和やかな雰囲気で商談を進めることも可能です。このように、カジュアルに話せる点がオンライン商談のメリットです。
場所を気にしなくてよい
オンライン商談を活用することで営業担当者にとって特に恩恵を受けるのが、商談をする場所を気にしなくてよいことです。対面ではお客様への訪問が必要となり、移動時間や場所の確保が必要です。しかしオンラインであれば移動時間も削減され、会議室も原則不要となります。またこれまでの移動可能範囲に限定されないため、ネットがつながる場所であればどこでも営業活動ができると同時に、これまでアプローチできなかった地域のお客様にも会うことができるでしょう。
ITツールを駆使できる
オンライン商談では、WEB会議ツールをはじめ、ITツールを駆使することが可能です。商談しながらチャットでお客様にURLをお送りしてホームページを見てもらうことや、商談中に動画を流すことも可能です。商談時に簡単なアンケートをとることも可能でしょう。ITツールをうまく活用できれば、商談の成約率も大きく伸びる可能性があるのです。
オンライン商談は、対面での商談と異なります。オンライン商談ならではの進め方を意識しましょう。
オンライン商談に必要なツール
初めてのオンライン商談であれば、どのようなツールを使用すればよいのか迷いますよね。
オンライン商談に必要なツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
WEB会議ツール
まず当然ですが、WEB会議ツールが必要です。ただしWEB会議ツールは多くの種類があるため、自社にとって使いやすいツールを選びましょう。どのWEB会議ツールを使用すればよいかわからない場合は、よく使用されているZoomやSkypeを選ぶのが無難でしょう。
ファイル共有ツール
オンライン商談では資料を紙に印刷してお客様へお渡しすることができません。そのため、資料の受け渡し方法を決めておく必要があります。メールで資料をお送りすることもできますが、お客様によっては社外からの資料をメールで受け取れない場合やメールで受信できる容量が制限されている場合もあります。そんな時に便利なのがファイル共有ツールです。Dropbox、Google drive、Onedriveなどの共有ツールを使用すれば、大容量ファイルでも簡単にお客様にお渡しすることが可能です。お客様ごとに共有フォルダを設定して管理すれば、いつ誰にどのような資料を送ったのかもわかるようになります。
議事録作成ツール
オンライン商談では、接続トラブルに備えて議事録を作成しておくことが重要です。議事録を作成して商談後にお客様にお送りしたうえで認識に齟齬がないか、説明に不足がないかを確認しておきましょう。議事録作成は、PCに標準搭載されているメモ帳でも構いません。しかしお客様ごとに議事録を管理したいのであれば、OneNoteなど、案件ごとにメモを保存できるツールを使用することがおすすめです。
オンラインだからこそ、ITツールを駆使して商談を有利に進めましょう。
オンライン商談のやり方を学ぶには？
ここまで入念に準備したとしても、やはり慣れないオンライン商談は不安ですよね。
万全を期すためには、事前にオンラインでのセールスコミュニケーションを練習しておくことがおすすめです。
オンライン商談の注意点を理解し、ロールプレイングなどを通じて実践してみることで、そうした不安を解消することができます。
アクティブ アンド カンパニーでは、こうしたオンライン商談の課題に特化したセールスコミュニケーション研修を実施しています。以下の記事でその内容を抜粋してご紹介しています。気になる方は参考にしてください。
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