テレワークやフリーアドレス席の導入に伴い、社内のコミュニケーションにビジネス向けSNSやチャットツールなどを導入することを検討している企業が増えています。社内のIT化を促進する目的でも、取り入れている企業は多いでしょう。しかし、サービスが多くあるためどれを選べばよいのか迷っている担当者もいるのではないでしょうか。この記事では、どの社内コミュニケーションツールを選べば良いかや、導入のメリット・デメリットについて解説します。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
社内コミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの活性化、情報整理、社内コミュニケーションへのアクセス向上、の3つの効果が期待できます。
①コミュニケーションの活性化
これまでEメールでCC設定して複数人にメールを送信していた職場では、メンバー全員の意見を取りまとめることは困難でした。しかし、チャットであればチーム内でグループチャットを作り、メンバーを招待すればチーム内でリアルタイムの意思疎通が行えます。また、チャット機能によって対面していなくても意見交換が活発に行え、業務効率が上がる効果に期待できます。
②情報整理
社内コミュニケーションツールを使用することで、情報整理が簡単にできるようになります。今までEメールでコミュニケーションをしていた場合は、ファイルを複数作成してメールの保存先を振り分け登録しているケースが多かったでしょう。しかし、社内コミュニケーションツールでは、コンテンツごとにグループチャットを作れるため、メール振り分けなどの面倒な作業が一気になくなります。また、情報が自然と時系列で表示されるため、後から観ても内容をキャッチアップすることが可能です。
③社内コミュニケーションへのアクセス向上
社内コミュニケーションツールは、タブレット・スマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているものがほとんどです。つまり、社外であっても情報を確認したり、指示したりできます。さらに、インターネットが使える環境であれば海外からでもコミュニケーションが取れるため、場所を選ばず社内コミュニケーションへアクセスすることが可能です。
このように、多くのメリットがある社内コミュニケーションツールの導入ですが、デメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか。
社内コミュニケーションツールを導入するデメリット
企業によっては、ITツールの使い方が分からない社員が出てくる可能性があります。そのため、便利なツールでも社員が中々使おうとしないケースがあります。また、導入に際してはセキュリティ面でのリスクを考慮する必要もあります。
①ツールの使い方が分からない社員が出てくる
操作が煩雑なツールを導入すると、ツールの使い方が分からず挫折してしまう社員が出てくる可能性があります。自社のITリテラシーレベルに合わせて、どう操作すればよいのか分かりやすいツールを選ぶことが大切です。
②社員が中々使おうとしない
どんなに便利なツールであっても何に使うのかが明確でない場合は、社員はツールを使わず従来のコミュニケーションを取ろうとする可能性が出てきます。これではコストがかかるばかりになってしまいますよね。何を解決し、どのような場面で使うためにツールを導入するのか、目的や背景を社内に浸透させる必要があります。
③セキュリティ面でのリスクを考慮しなければならない
PC・スマホなどのマルチデバイス対応で社外からアクセスする場合、セキュリティ面のリスクを考慮する必要があります。デバイスを他人に覗きこまれる可能性や紛失に備えなければなりません。セキュリティ面で安心できるツールを選ぶことは基本中の基本ですね。
以上のデメリットから、自社にはどのような社内コミュニケーションツールを選べばよいのかが見えてきたと思います。それでは実際にコミュニケーションツールを比較してみましょう。
社内コミュニケーションツールを比較・選定しよう
今回はツールの例とした、Chatwork、Slack、LINE WORKS、Teamsをご紹介します。
①Chatwork
業務用コミュニケーションツールとして、日本で最もよく使われている老舗のツールです。チャットでありながら、フォーマルに使うことができます。チャットごとにURLが発行されるため、外出先やPC・スマホなどマルチデバイスでどこからでもチャットに参加できます。
②Slack
プロジェクト管理ツールとして様々な企業や開発現場で使われているツールです。制限があるものの、無料で使用することができます。特に、複数人で同時に1つのプロジェクトを進めていく際のコミュニケーションツールとして非常に高い効果を発揮します。プロジェクト単位で仕事をする職場におすすめです。
③LINE WORKS
日常コミュニケーションでおなじみのLINEが運営するツールです。何よりも「普段使っているLINE」と同じ感覚で、スタンプを活用したコミュニケーションを行えることがメリットです。
④Teams
マイクロソフトが提供する新しいコミュニケーションツールです。「チャネル」というグループチャットを作成することができ、部署やプロジェクト単位の情報共有が簡単にできます。Office365に含まれる製品として提供されています。そのため、Word、PowerPoint、ExcelなどOffice製品との連携がスムーズにできます。
どうでしょう？自社に合うツールは見つかりそうでしょうか。では次に、導入した企業の事例もご紹介します。
社内コミュニケーションツールの導入事例
社内コミュニケーションツールを導入した企業にはどんな変化が起こったのでしょうか。
人材系企業の事例
ある人材系企業では、営業のメール対応が課題でした。社内の些細なやり取りが全てメールで行われ、お客様からのメールを見逃してしまうことが発生していました。そこで社内コミュニケーションをChatworkに置き換えることにしました。すると、膨大な社内メールが一気になくなり、営業のお客様に対するレスポンスがかなり向上したのです。この企業の場合は、比較的、社員の平均年齢が若かったためITツールの適用が早く進みました。
大手部品メーカーの事例
自動車部品を中心に生産を行うこのメーカーでは、社内IT化が大きな課題でした。毎日の業務は大量の紙でやり取りされ、稟議も本物のはんこで行われていました。そこで、Teamsを導入し、簡単な承認であれば「いいね」機能で済ませるようにしました。この企業では業務効率が上がっただけでなく、簡略化によって社員たちの負担が減り、モチベーションも向上しました。
このように、社内コミュニケーションツールを導入するには、ただ導入するのではなく、それぞれの企業の課題に応じて導入する必要があります。どんな問題を解決するためにツールを導入するのか明確にしましょう。
社内コミュニケーションツールの導入前にできる工夫を考えておこう
ここまでご紹介した導入事例やデメリットから、導入の目的や問題意識が必要であることがわかりますよね。また、自社に合うコミュニケーションツールの選定だけでなく、トラブルに直面した際にどのように対処できるか考えておくとよいでしょう。また、こうした社内コミュニケーションを考える際には、システム部門だけでなく人事や管理部門が中心になって全社へ導入する必要があります。
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