勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時刻、労働時間、休憩、残業、休日、有給休暇などの勤務状況を記録・管理する業務です。
勤怠管理は、単にタイムカードを打刻してもらうだけの作業ではありません。正確な勤務実態を把握し、給与計算や残業管理、長時間労働の防止などにつなげる、企業の労務管理に欠かせない業務です。
特に近年は、テレワークやフレックスタイム制、シフト勤務、直行直帰など働き方が多様になり、従来のタイムカードやExcelだけでは管理しにくいケースも増えています。
本記事では、勤怠管理の意味や目的、管理すべき項目、法律上のポイント、具体的な管理方法、よくある課題、勤怠管理システムによる効率化まで、初心者にもわかりやすく解説します。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員が「いつ働き、どのくらい働いたのか」を記録・管理することです。
具体的には、始業・終業時刻だけでなく、休憩時間、残業、休日労働、深夜労働、遅刻・早退、欠勤、有給休暇などを管理します。
たとえば、9時から18時まで勤務する従業員が1時間の休憩を取った場合、拘束時間は9時間でも実労働時間は8時間です。さらに18時以降も仕事をしていれば、その時間についても適切に記録する必要があります。
つまり、勤怠管理で見るべきなのは「予定していた勤務時間」ではなく、実際の勤務状況です。
勤怠管理と労働時間管理の違い
「勤怠管理」と「労働時間管理」は似ていますが、厳密には範囲が異なります。
勤怠管理は、出退勤、休暇、遅刻・早退、欠勤など、従業員の勤務状況全般を管理する業務です。一方、労働時間管理は、その中でも特に実際の労働時間を正確に把握し、法定労働時間や時間外労働などを適切に管理することに重点があります。
実務では、勤怠データをもとに労働時間を把握し、給与計算や労務管理に活用するという関係で考えるとわかりやすいでしょう。
勤怠管理は会社の義務？
企業には、従業員の労働時間を適正に把握・管理する責務があります。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することが示されています。また、原則として、使用者による現認やタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間など、客観的な記録を基礎として確認する方法が示されています。
そのため、「従業員に自己申告してもらえば十分」と考えるのではなく、実際の勤務時間を適切に把握できる仕組みを整えることが必要です。
勤怠管理は、給与計算のためだけに行う事務作業ではありません。労働時間に関するルールを守り、長時間労働や未払い残業などの労務トラブルを防ぐための基盤でもあります。
勤怠管理で管理する主な項目
勤怠管理では、出勤・退勤時刻だけでなく、給与計算や労務管理に必要なさまざまな情報を管理します。
| 管理項目 | 主な内容 |
|---|---|
| 出勤・欠勤 | 出勤日、欠勤日、休日出勤など |
| 始業・終業時刻 | 実際に勤務を開始・終了した時刻 |
| 休憩時間 | 取得した休憩の時間 |
| 時間外労働 | 法定労働時間を超えて行った労働 |
| 深夜労働 | 深夜の時間帯に行った労働 |
| 休日労働 | 法定休日などに行った労働 |
| 有給休暇 | 取得日数、残日数など |
| 遅刻・早退 | 所定の始業・終業時刻との差 |
これらを正しく管理することで、給与計算だけでなく、残業時間の把握や有給休暇の取得状況の確認にも利用できます。
勤怠管理が必要な3つの理由
労働関連法令を守るため
勤怠管理の大きな目的の一つが、労働時間に関する法律や社内ルールを守ることです。
労働基準法では、原則として1日8時間、1週40時間が法定労働時間とされています。法定労働時間を超える時間外労働などを行わせる場合には、原則として36協定の締結・届出が必要です。
正確な勤怠データがなければ、従業員がどれだけ時間外労働をしているのかを把握できません。勤怠管理は、労働時間に関するルールを守るための出発点になります。
給与計算を正確に行うため
勤怠データは給与計算の基礎となります。
たとえば、本来20時間の残業をしている従業員の勤怠データが15時間になっていれば、残業代の計算にも影響します。反対に、実際より多く記録されていれば過払いにつながる可能性があります。
勤怠情報を正しく記録し、給与計算へ正確に反映することは、従業員との信頼関係を維持するうえでも重要です。
長時間労働や労務トラブルを防ぐため
勤怠データは、従業員の健康管理や業務改善にも活用できます。
たとえば、毎月特定の従業員だけ残業時間が多い場合、業務量が偏っている可能性があります。勤怠データを確認すれば、業務分担や人員配置を見直すきっかけをつくれます。
このように、勤怠管理は「給与を計算するための記録」から「働き方を改善するためのデータ」へと活用範囲を広げられます。
勤怠管理に関係する法律・ルール
勤怠管理では、労働時間だけでなく、休憩、休日、時間外労働、割増賃金、有給休暇などに関するルールも確認する必要があります。
| 項目 | 主なルール |
|---|---|
| 法定労働時間 | 原則として1日8時間・1週40時間 |
| 休憩 | 6時間超で45分以上、8時間超で1時間以上 |
| 休日 | 毎週1日または4週間を通じて4日以上 |
| 時間外・休日労働 | 原則として36協定が必要 |
| 時間外労働の上限 | 原則として月45時間・年360時間以内 |
| 年次有給休暇 | 年10日以上付与される労働者は年5日の取得が必要 |
法定労働時間
労働基準法では、原則として1日8時間、1週40時間を法定労働時間としています。
ただし、フレックスタイム制や変形労働時間制など、一定の条件のもとで労働時間を調整できる制度もあります。そのため、すべての従業員を一律に「1日8時間」で判断するのではなく、自社で採用している勤務制度を確認する必要があります。
休憩・休日
労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩が必要です。
休日については、原則として毎週1日、または4週間を通じて4日以上の休日を与える必要があります。
勤怠管理では、休憩を取得した時間だけでなく、実際に休憩を取得できているかも確認することが大切です。
36協定と時間外労働
法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働を行わせる場合、原則として36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。
また、時間外労働には上限規制があります。原則として月45時間、年360時間が上限です。特別条項付きの36協定を締結する場合にも、別途上限が定められています。
そのため、勤怠管理では「残業代を計算する」だけでなく、従業員ごとの残業時間を継続して確認することが欠かせません。
割増賃金
時間外労働、深夜労働、休日労働には、条件に応じて割増賃金が発生します。
たとえば、時間外労働と深夜労働が重なった場合は、それぞれの割増率を考慮して賃金を計算する必要があります。
そのため、勤怠管理では単に「残業○時間」と集計するのではなく、時間外・深夜・休日などの区分を適切に記録できる状態にしておくことが重要です。
年次有給休暇
年次有給休暇についても、付与日数や取得状況を管理します。
法定の年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、原則として年5日の有給休暇を取得させる必要があります。
「何日付与され、何日取得したのか」を確認できる状態にしておけば、取得漏れの防止にも役立ちます。
勤怠管理の基本的な流れ
勤怠管理は、単に出退勤を記録して終わりではありません。一般的には、勤務ルールの設定、打刻、確認・承認、集計、給与計算への反映という流れで行います。
勤務ルールを決める
まず、始業・終業時刻、休憩、残業申請、休日、有給休暇などのルールを明確にします。
「残業する場合は事前申請する」「直行直帰の場合はスマートフォンから打刻する」など、具体的なケースまで決めておくと、担当者による判断のばらつきを抑えられます。
出退勤を記録する
従業員が実際に勤務を開始した時刻と終了した時刻を記録します。
記録方法には、タイムカード、ICカード、パソコン、スマートフォンなどがあります。勤務形態に合わせて、従業員が無理なく利用できる方法を選びます。
勤怠データを確認・承認する
記録された勤怠に、打刻漏れや不自然な勤務時間がないか確認します。
たとえば、退勤時刻が「23時」になっている場合、実際に23時まで勤務していたのか、打刻ミスなのかを確認します。残業や休暇について申請・承認が必要な会社では、この段階で処理します。
労働時間を集計する
確定した勤怠データをもとに、所定労働時間、時間外労働、深夜労働、休日労働などを集計します。
Excelなどを使う場合は、関数やテンプレートによって集計できます。一方、従業員数が増えるほど、入力ミスや確認作業が増えるため、運用方法の見直しが必要になります。
給与計算へ反映する
確定した勤怠データを給与計算へ反映します。
残業時間、欠勤、遅刻・早退、有給休暇などが給与に反映される場合は、勤怠データと給与計算の内容に差異がないか確認します。
勤怠管理の方法4つ
勤怠管理には、紙の出勤簿からクラウド型の勤怠管理システムまで、さまざまな方法があります。
| 方法 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙の出勤簿 | 低コストで始めやすい | 集計・保管に手間がかかる |
| タイムカード | 操作が簡単 | 集計を手作業で行いやすい |
| Excel | 柔軟に管理できる | 入力・計算ミスに注意が必要 |
| 勤怠管理システム | 自動集計や申請管理ができる | 導入・運用コストがかかる |
紙の出勤簿
紙の出勤簿は、最もシンプルな方法です。少人数の企業などでは導入しやすい一方、集計や修正履歴の確認に手間がかかります。
タイムカード
タイムカードは、専用機器にカードを入れて出退勤時刻を記録します。操作が簡単で従業員にも定着させやすい反面、月末の集計を手作業で行う場合は担当者の負担が増えます。
Excel
Excelは、関数やテンプレートを使って労働時間を計算できます。専用システムを導入するより費用を抑えやすいのがメリットです。
ただし、数式の変更や入力ミスによって集計結果が変わる可能性があります。ファイルの管理方法やバックアップについてもルールを決めておきましょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムでは、パソコンやスマートフォン、ICカードなどを使って打刻し、労働時間を自動集計できます。
残業申請、有給休暇申請、上司による承認、給与計算システムとの連携まで対応できるサービスもあります。
勤怠管理でよくある課題
打刻漏れが多い
「出勤は打刻したが退勤を忘れた」というケースは、勤怠管理でよく起こる問題です。
毎月担当者が個別に確認するのではなく、打刻漏れを自動通知する仕組みを導入すれば、確認作業を減らせます。
Excelの集計に時間がかかる
従業員数が少ないうちはExcelでも対応できますが、人数や勤務パターンが増えると管理が複雑になります。
特に、シフト勤務やフレックスタイム制などを採用している場合は、計算式の設定や確認に手間がかかりやすくなります。
残業時間を把握できていない
月末にまとめて残業時間を確認していると、上限に近づいている従業員への対応が遅れる可能性があります。
月の途中でも残業時間を確認できる仕組みがあれば、業務量の調整や上司への注意喚起を行いやすくなります。
給与計算への転記が大変
勤怠データをExcelから給与計算システムへ手入力している場合、転記ミスが起こる可能性があります。
勤怠管理と給与計算のシステムを連携できれば、データ入力の工程を減らせます。
働き方別に見る勤怠管理の注意点
テレワーク・在宅勤務
テレワークでは、オフィスのタイムカードを利用できません。そのため、パソコンやスマートフォンから打刻できる仕組みが適しています。
また、始業・終業だけでなく、休憩や中抜けの扱いも事前にルール化しておく必要があります。
フレックスタイム制
フレックスタイム制では、従業員が一定の範囲で始業・終業時刻を選択できます。そのため、通常勤務と同じ基準だけで勤怠を判断することはできません。
清算期間や総労働時間など、採用している制度に合わせて勤怠を管理する必要があります。
シフト勤務
店舗、医療、介護、製造などでは、日によって勤務時間が変わることがあります。
予定していたシフトと実際の勤務時間を比較できるようにすると、急な残業や勤務変更も把握しやすくなります。
直行直帰
営業職などでは、会社を経由せず顧客先へ向かうことがあります。こうした場合は、スマートフォンから打刻できる仕組みが便利です。
なお、移動時間が労働時間に該当するかどうかは、具体的な業務内容や使用者の指揮命令関係などによって判断されます。単純に「移動時間はすべて勤務時間」「すべて勤務時間外」と決めつけないよう注意が必要です。
勤怠管理を効率化する方法
勤怠ルールを統一する
「打刻を忘れた場合」「直行直帰の場合」「残業をするとき」などのルールを明文化します。
ルールが部署ごとに異なると、担当者の確認作業が増えます。例外処理を減らすことが、勤怠管理の効率化につながります。
打刻・申請をデジタル化する
紙の申請書を使っている場合は、残業や有給休暇の申請をオンライン化する方法があります。
申請から上司の承認までをオンラインで完結できれば、紙の回収や入力作業を減らせます。
給与計算と連携する
勤怠データを給与計算へ手入力している場合は、システム連携によって転記作業を減らせます。
ただし、連携したからといって確認が不要になるわけではありません。締め処理後には、設定や計算結果に問題がないか確認しましょう。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムを導入すると、打刻、集計、申請、承認などの作業をまとめて効率化できます。
- 労働時間を自動集計できる
- 打刻漏れを確認しやすい
- 残業時間をリアルタイムで把握できる
- 有給休暇の取得状況を管理できる
- 残業・休暇の申請と承認をオンライン化できる
- 給与計算システムと連携できる
- テレワークや多拠点勤務に対応しやすい
特に効果を実感しやすいのが月末の締め作業です。従業員が入力したデータを担当者が一人ずつ確認し、Excelへ転記して集計する方法と比べ、システムによる自動集計なら手作業を減らせます。
ただし、システムを導入すれば勤怠管理が自動的に適正になるわけではありません。就業規則や社内ルールとシステムの設定が一致しているかを確認する必要があります。
勤怠管理システムが向いている企業とは？
勤怠管理システムは、すべての企業に必須というわけではありません。ただし、次のような課題を抱えている企業では導入効果を得やすいでしょう。
- Excelでの勤怠集計に時間がかかっている
- 従業員数が増えて手作業での管理が難しくなった
- 打刻漏れや入力ミスが多い
- テレワークや直行直帰が多い
- シフト勤務を採用している
- 残業時間をリアルタイムで把握したい
- 有給休暇の管理を簡単にしたい
- 給与計算への転記作業を減らしたい
たとえば、「毎月20人分の勤怠データを担当者が目視で確認している」という場合、単に担当者の作業スピードを上げるより、打刻漏れを通知したり自動集計したりする仕組みに変えたほうが効果的です。
勤怠管理システムの選び方
システムを選ぶときは、機能の多さだけでなく、自社の勤務形態や課題に合っているかを確認します。
| 確認ポイント | 確認する内容 |
|---|---|
| 勤務形態 | 固定勤務、シフト、フレックスなどに対応しているか |
| 打刻方法 | PC、スマートフォン、ICカードなどに対応しているか |
| 休暇管理 | 有給休暇や代休などを管理できるか |
| 申請・承認 | 残業・休暇申請のワークフローを設定できるか |
| 外部連携 | 給与・人事システムと連携できるか |
| セキュリティ | 従業員の個人情報を適切に管理できるか |
| サポート | 導入・運用時に相談できるか |
| 費用 | 初期費用・月額費用が予算に合うか |
比較するときは、まず「何を解決したいのか」を決めましょう。
たとえば、打刻漏れが多い会社なら通知機能、給与計算への転記に時間がかかる会社なら給与システムとの連携機能を優先します。自社の課題を明確にしてから製品を比較すると、必要以上に高機能なシステムを選ぶリスクも抑えられます。
勤怠管理チェックリスト
現在の勤怠管理に問題がないか、次の項目を確認してみましょう。
- 始業・終業時刻を正確に記録できている
- 休憩時間を適切に管理している
- 時間外労働を把握できている
- 深夜労働・休日労働を区別している
- 有給休暇の付与・取得状況を確認できる
- 打刻漏れや修正内容を確認できる
- 残業申請と実際の勤務時間を確認している
- 勤怠の承認者が明確になっている
- 長時間労働の従業員を把握できる
- 勤怠データを適切に保存・管理している
- 就業規則と勤怠管理の運用が一致している
一つでも対応できていない項目があれば、現在の運用を見直すきっかけになります。
まとめ
勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻、労働時間、休憩、残業、休日、有給休暇などの勤務状況を記録・管理する業務です。
勤怠管理を適切に行うことで、正確な給与計算だけでなく、労働時間に関するルールの遵守、長時間労働の防止、労務トラブルの予防にもつなげられます。
管理方法には、紙の出勤簿、タイムカード、Excel、勤怠管理システムなどがあります。どの方法が適しているかは、従業員数や勤務形態、現在抱えている課題によって変わります。
まずは、現在の勤怠管理について「どこで時間がかかっているのか」「どこでミスが起きているのか」を洗い出してみましょう。そのうえで、ルールの見直しやデジタル化、勤怠管理システムの導入を検討すると、業務負担を抑えながら管理の精度を高められます。
勤怠管理は、給与計算のためだけの事務作業ではありません。従業員の勤務実態を正しく把握し、企業の健全な労務管理を支える基盤です。
なお、労働時間や割増賃金、休暇などに関する制度は改正される場合があります。実際の運用では、厚生労働省やe-Govなどの最新情報を確認し、自社の就業規則や労使協定との整合性も確認してください。
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