ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)は通称「RPA」と呼ばれているテクノロジーです。ビジネスシーンでもRPAの導入は進んでおり、業務の生産性向上に役立ってきました。業界や業種を問わず、RPAの必要性は高まっています。この記事では、製造業・建設業の営業職、事務職を中心に、RPAのメリットを事例とともに解説します。
RPAをもっと詳しく！なぜ営業事務のサポートになる？
大まかに書けば、RPAとはルールエンジン、AIなどの認知技術によって業務改善を目指すことです。この段落では、RPAの詳しい意味やメリットについて説明します。
人間以上の精度とスピードを目指す
そもそも認知技術とは、機械が人間の脳を模倣して情報処理するための技術です。人間の脳には学習能力があり大量のデータを認知すれば、そこに法則性を見出します。つまり、同じ作業を繰り返すことによって、法則性を踏まえながら効率化していけます。こうした思考の流れを、機械にも行わせようと開発されたものがルールエンジンやAIです。しかも、機械の容量は人間の脳さえも超えています。RPAは認知技術により、人間以上のスピードと精度で作業を処理することを目指しています。
ルーティーンワークをRPAで
RPAは営業事務の分野で利用しやすい技術だとみなされてきました。その理由はまず、RPAとルーティーンワークの相性がいいからです。営業職は書類作成やデータ入力といった、繰り返しの業務に追われがちです。電話やメールの対応、顧客のデータ解析などもルーティーンワークの範ちゅうだといえるでしょう。認知技術は反復作業を記憶し、徐々に効率性を高めたい場合に向いています。RPAにルーティーンワークを任せてしまえば、営業職は商談やプレゼンテーションといった「人間にしかできないコア業務」に集中できます。
24時間稼働できるRPA
営業事務の中には、納期を伸ばせないものも少なくありません。例えば、帳票類の発行やデータ入力には期限が設けられています。これらの期限に追われて、営業職は商談に割く時間を削られるケースもあるでしょう。RPAなら、24時間、年中無休で作業を続けられます。期限が近い営業事務はRPAに委ねることで、営業職は中長期的な案件に割く労力を増やせるのです。製造業・建設業では緊急の案件も多いので、RPAによって営業職の負担は軽減されています。
RPAはミス防止にもなる
複雑な入力作業になると、ヒューマンエラーの危険も高まります。特に、時間がなかったり、作業量自体が多かったりする場合には、ミスが起きる可能性も大きくなるでしょう。RPAは法則性さえ認識すれば、間違いを犯しません。人間では処理できないような業務量も正確にこなせます。
製造業の営業事務におけるRPAの成功事例を紹介！
さまざまな業種でRPAは重宝されています。ここからは、製造業の営業事務に絞って成功事例を紹介していきます。
モランボン株式会社の事例
焼き肉のたれなどの食品を製造しているモランボン株式会社は、土日の人材不足に悩まされてきました。特に、日曜日は営業職の出勤が少なく、急な受注があってもすぐに対応しきれずにいたのです。さらに、同社では仮に人材の流出が起こった場合、受注フローがますます機能しなくなる懸念も抱いていました。少ない人数でも受注業務をまかなえるような体制づくりが必至となっていたのです。そこで、同社はRPAの専用システムを導入し、受注業務の自動化を推し進めてきました。そのことで、曜日や時間帯に関係なく、受注に対応できる環境が整いつつあります。同時に、従業員の休日出勤を避けられるようにもなりました。
キリンホールディングス株式会社の事例
大手企業では顧客や取引先が莫大になるので、営業事務の量も多くなりすぎる問題が起きています。例えば、キリンビールの製造で知られるキリンホールディングス株式会社は、受注業務や見積への対応が営業職への大きな負担になっていました。あまりにも業務が多すぎて、従業員の就労時間がどんどん長引いていたのです。そこで、キリンホールディングスは一部の拠点でRPAを導入します。それ以降、受注業務や見積作成をシステムが代行するようになりました。さらに、同社では工場・部門単位でルールを調整する試みも継続的に行っています。これらの取り組みにより、キリンホールディングスの従業員の拘束時間は減ってきました。同社では、年間ベースで1万時間の労働時間削減を目指しています。
マルコメ株式会社の事例
味噌の製造で有名なマルコメ株式会社は、POSデータを収集してマーケティングに役立てていました。しかし、データ量が膨大なので、営業職はかなりの労力を要していました。しかも、取引先に分析結果を開示しなければならず、正確性も求められていたのです。つまり、営業職は大量の分析作業を、緻密に行わなければなりませんでした。こうした状況を解決しようと、マルコメ株式会社はRPAを導入します。それ以降、データを取得する作業がシステムで自動化されます。作業時間は約70%短縮され、効率化に成功しました。
建設業の営業事務におけるRPAの成功事例を紹介！
製造業以外では、建設業でも徐々にRPAの重要性が認知されつつあります。以下、導入の成功事例を挙げていきます。
荏原環境プラント株式会社の事例
ゴミ焼却施設の建設、運転受託などを請け負っている荏原環境プラント株式会社は、売電実績データの受け取りに困っていました。電力会社ごとに送られてくるデータの形式が異なり、それぞれ違うシステムにアクセスしなければ処理できなかったのです。こうした問題に対応するために人手を増やすと、コストがかかってしまいます。ジレンマを解消しようと、同社はRPA導入に踏み切りました。そして、異なるデータ形式への対応を自動化したのです。こうして荏原環境プラント株式会社は現在の営業の仕事量を増やさないままで、作業の効率化を実現しました。
株式会社シーフォーデザインレーベルの事例
千葉県でデザイナーズハウスや注文住宅を建設している株式会社シーフォーデザインレーベルは専用システムによってRPAを取り入れています。その背景には、エクセル管理になっていた顧客データを、処理できなくなったことがあります。作業効率は低下し、見積作成や原価計算といった営業事務にも支障が出ていました。RPA導入後は、顧客データが自動的にシステムで共有されるようになりました。そして、見積作成や原価作成のスピードが短縮されたのです。データ入力が簡略化されたことで、従業員は出社しなくても自宅作業ができるようになりました。土日出勤の減少や、リモートワーカーの増加もRPAがもたらしたメリットだといえるでしょう。
パシフィックコンサルタンツ株式会社の事例
建設コンサルタントであるパシフィックコンサルタンツ株式会社は、官公庁を中心に入札情報を集め、応募をするのが日常業務のひとつです。しかし、たくさんある入札情報を収集し、自社に合った案件だけを選び出すのはたいへんな作業です。公募情報を一覧表にするだけでも、従業員の手間になっていました。そこで、RPAのシステムを導入し、公募情報と公告文書ファイルを自動取得するようにしました。このことで従業員の負担は減り、スムーズに情報を取捨選択できるようになったのです。
製造業・建設業の営業事務はRPAでスピーディーになる！
営業職にとって、利益に直結する「コア業務」へといかに集中するかは大きな課題です。特に、製造業・建設業では顧客から急な対応を求められることもあり、事務作業に追われていては営業職の負担が大きくなってしまいます。RPAは営業職の動きを効率化する方法のひとつです。業界ごとの成功事例を参考にしながら、自社に合った方法でのRPA導入を目指しましょう。
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