時代の変化に合わせて人事制度も変えていく必要があります。しかし、新しいものを取り入れるとなると、反発があったり、無駄な規約が増えてしまったりするケースも少なくありません。そこで、従業員からの要望や、社会の変化に適応した人事制度に変えていくには、どのように話し合いをすべきなのでしょうか。ここでは、人事制度の改定のポイントや新しい人事制度を定着させるまでの進め方について解説します。
現代の企業の人事制度が抱える問題とは
社会の変化に合わせて、日本の企業の人事制度の改定は急務となっています。しかし、制度を改定したとしても実際には前の制度が適用されてしまっている、そもそも改定に反対する人が多くて改定できないなどの問題があります。
これまでの日本は、メンバーシップ型雇用と言って、年功序列・終身雇用・新卒一括採用などといった雇用制度のことを言います。バブル崩壊以降、日本は不景気が続いており、終身雇用制度の継続が難しくなっています。また、少子高齢化が進み、どの企業も新卒の確保に苦戦している状況です。しかも年功序列制度や総合職での一括採用のせいで、若くて優秀な人材が活躍できず、海外に流出してしまうという問題も抱えています。すでにメンバーシップ型雇用の恩恵を受けてきた従業員に関しても、安定した雇用に甘んじて無駄な残業をする、仕事をしないなど業務効率の低下に繋がっていることも問題となっています。
このような理由から、日本の企業も従来のメンバーシップ型雇用からジョブ型雇用に切り替える企業が増えています。ジョブ型雇用とは、主に海外で採用されている雇用制度で、評価が実力主義だったり、任せられる業務の範囲が雇用の段階ではっきり決まっていたりするのが特徴です。ジョブ型雇用に切り替えることによって、残業代の削減、業務効率化が期待できるでしょう。しかし、ジョブ型雇用を導入する企業は増えていても、実際のところはメンバーシップ型の制度が運用されていて、制度の改定が無駄になってしまう企業が多いのが現状です。メンバーシップ型雇用からジョブ型雇用に切り替えることで損をするのは、仕事をしなくても高い給料を得られた上層部でしょう。メンバーシップ型雇用からいきなりジョブ型雇用に切り替えると、評価を行う層からの理解が得にくいので、結局は元の制度で人事制度を運用することになってしまうのです。
人事制度の改定の進め方
それでは、改定後もしっかり制度を活用できる人事制度を決めるには、どのような手順を踏めば良いのでしょうか。人事制度改定の進め方について解説します。
チーム編成
人事制度の改定はチーム編成から始まります。上層部と人事担当者だけで人事制度を決めてしまうと、現場の声を聞き取ることができず、現場から不満が出たり、現場が新しい制度を理解せずに評価に反映できなかったりして、改定した意味がなくなってしまいます。そのため、人事制度の改定には上層部と人事担当者だけでなく、現場の各部門の社員もチームに組み込みましょう。
現状把握
まずは現行の人事制度の良いところや課題について洗い出します。この工程を行うことによって、人事制度の中でも変えない方が良い部分と変えた方が良い部分がはっきり見えてくるでしょう。洗い出し作業には、社員に対して聞き取り調査を行ったり、会社に蓄積されている社員の給与や勤務時間データから分析を行います。この際、組織図をチェックして、無駄な部署が無いか、本来連携すべきなのに関わりが少ない部署は無いかなども確認しましょう。
コンセプト・基本方針の決定
現行の人事制度が抱える課題を洗い出したら、課題同士の関連性を考え、それをもとに新しい人事制度の基本方針やコンセプトを固めます。基本方針・コンセプトの具体例としては、「社員の意識改革として年功序列制度を脱却する」「若い社員が明確に将来設計をして働けるような教育システムを構築する」など。ここで決めたコンセプトをもとに、具体的な施策を決めていくことになります。
人事制度の再設計
具体的に方針が決まったら、既存の人事制度の再設計に着手します。昇給/昇級制度・教育制度など、人事制度を各項目に分けて、あら出した課題を解決できるような策を考案します。例えば、昇給/昇級なら昇給・昇級の基準をはっきり設ける、教育制度なら勤務年数や実力に合わせた教育カリキュラムを作るなどしましょう。
目標管理制度の再設計
昇級や教育などの基準がはっきり固まったら、最後に改定後の制度が評価に反映されるように目標管理制度の再設計を行います。具体的には目標設定時の面接の進め方や目標決めから評価までのフローなどについて決め、すべての社員を同じ基準で評価できる制度の仕組みを固めましょう。
新しい人事制度のガイドブックを作る
新しい人事制度が決まったら、すべての社員に内容を共有できるようにガイドブックを制作・配布しましょう。全社員が人事制度をいつでも悪人できるようにすることで、評価する側は平等に社員を評価できるようになりますし、評価される側は何を頑張れば評価されるのか把握できるので、高いモチベーションを持って働けるようになります。
人事制度の改定に必要な3つのポイント
それでは人事制度を改定するにあたって、どんなポイントを意識すればよいのでしょうか。改定時に頭に入れておきたい3つのポイントについて解説します。
すべてをジョブ型雇用に切り替えるのではなく、部分的に導入することも検討する
日本では古くから年功序列制などのメンバーシップ型雇用が定着しており、若い世代の中にはこの働き方に魅力を感じている人もいます。それに、いきなりジョブ型雇用に切り替えたとしても、現場が対応しきれないケースも少なくありません。そのため、部分的にジョブ型雇用を取り入れたロール型雇用やタスク型雇用も選択肢に入れておきましょう。ロール型雇用はメンバーシップ型雇用と同じく終身雇用制ですが、任せられる職務の難易度や立場に応じて報酬が決まるシステム、タスク型雇用はロール型雇用をさらに細かく分け、業務ごとに人を雇用するシステムのことを言います。会社の事業形態などに応じて適した雇用システムを決めましょう。
評価基準を明確にする
これまでのメンバーシップ型雇用に対して、評価基準の曖昧さに不満を感じている人は多いです。実際にこれまでの日本では、仕事ができなくても上司に気に入られて昇進できた人も少なくありません。しかし、このシステムは何を頑張れば良いかわからず、目標を見失ってしまうでしょう。すべての社員が平等に評価され、高いモチベーションを維持できるように、数値や行動基準を明確にしましょう。
IT技術も積極的に活用しよう
客観的に社員を評価する手段として、HRツールを用いるのがおすすめです。面談で社員一人ひとりにヒアリングを行うと、時間がかかりますし、面談担当者の主観も入ってしまうでしょう。そこでHRツールなら社員の得意なことや苦手なことなどの情報を手軽に共有できます。また、HRツールの中には勤怠システムや研修の受講履歴などのデータを一元管理できるものも増えています。ITツールを積極的に活用し、社員一人ひとりが自分のスキルを活かして活躍できる環境を整えましょう。
人事制度の改定は時間をかけて会社の仕組みや風土に合わせたものにしよう
人事制度を改定しても会社の雰囲気があまり変わらない理由には、現場の声を聞き入れられていない、現実的な内容ではないなどといった理由が考えられます。そこで会社にとってプラスになる人事制度の改定を実施するには現場の声を聞き入れ、現場で実践できる内容か、会社が抱えている課題を本当に解決できるものなのかよく考える必要があるでしょう。会社に合った人事制度を作り、より社員が活躍できる会社を目指してください。
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