業務の効率性と生産性アップが求められて、さまざまな分野でデジタル化が進んでいますが、RPAもその1つです。繰り返し作業の負担とヒューマンエラーの軽減に役立つため、経理の業務に導入されるケースが増えています。この記事では、業務の効率化や人手不足の解消につながるRPAの特徴やメリット、導入事例について解説しています。
RPAの特徴
RPAは｢Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）｣の頭文字を取った略語で、直訳すると｢ロボットによるプロセスの自動化｣です。このロボットは｢デジタルレイバー｣とも呼ばれますが、ソフトウェアなので実体はありません。パソコンから管理画面に作業の手順を登録することで稼動します。導入には、提供会社を指すベンダーやアウトソーシングを利用するケースが多いでしょう。RPAのタイプは下記の3つです。
デスクトップ型
クライアント型とも呼ばれ、パソコン1台に対して導入されるRPAです。初期費用が3つのタイプの中では安く、導入しやすいメリットがあります。しかし、パソコンのスペック次第ではフリーズのリスクがあり、1台のパソコン上のみで稼動するため大規模な業務の効率化には適していません。
サーバ型
サーバ内に設置されるので、大量のデータ処理が可能です。複数のソフトやアプリを横断する作業に適しており、処理の同時進行が強みです。3つのタイプの中で初期費用は高いですが、全体の管理や稼動状況の把握がしやすく、RPA導入の対象業務を増やすなど展開できるメリットがあります。
クラウド型
クラウド管理しているデータだけを自動化するタイプです。作業対象が限定的ではありますが、稼動の安定性と初期費用、共に3つのタイプの中間に位置します。
定型作業に適したRPA
RPAが得意なのは定型作業です。作業の手順が決まっており、それを繰り返す業務に適しています。導入に適した業務の1つに挙げられるのが、経理です。経理の業務は、データの入力や集計、数字の照合など作業の流れが決まっていて、繰り返す業務が多くあります。一方、RPAに向いていないのが判断力やコミュニケーション能力、臨機応変が要求される作業です。マニュアル化やルーティン化が難しい作業には適していません。そのため、RPAの導入で多くの業務は自動化されますが、経理の仕事がなくなるということはないでしょう。
なぜなら、RPAは大量の作業を正確にできても、そのデータから判断する能力はないからです。交通費の請求を例に挙げると、RPAはルートと交通費が合っているかを調べることはできても、その交通費自体の必要性は判断できません。交通費が企業にとって必要な経費なのかを判断するのは人間が行わなければいけません。繰り返しの作業をRPAに任せることで、経理はムダな経費の発見や改善策の検討に注力できるでしょう。また、導入初期にはベンダーやアウトソーシングを利用しても、RPAに携わる人材の育成も必要です。
自社に専門の人材を配置する方が、稼動に問題が発生した場合に素早く対処できるからです。人の判断が必要なケース、RPAを管理する新たな業務があるため、よりクリエイティブな仕事を経理が行うことになるでしょう。
RPA導入で得られるメリット
経理の業務にRPAを導入して得られるメリットは5つあり、以下に紹介します。
作業を正確に早く処理できる
データの入力や集計などの手順が決まった作業は人間よりRPAの方が早いです。また、集中力低下などによるヒューマンエラーもなくなります。RPAは24時間年中無休で働いてくれるので、人が作業を行うより早くて大量に処理できるでしょう。
効率アップ
経理は人の判断力や想像力が必要な業務に注力できるため効率性が増します。
労働環境の改善
経理は会社のお金を取り扱うので、月初や月末、年度初めや年度末に業務が集中します。間違いが許されない業務であり、経理へ負担は大きいでしょう。RPAに定型作業を任せることができれば、負担は軽減し労働環境の改善につながります。
コスト削除と人材確保
定型作業に割いていた人員を減らせるので、人件費の削減になります。ただ人件費を削減するのではなく、それまで定型作業に就いていた人に判断力や想像力が必要な業務に注力させることで生産性が向上するでしょう。また、他の部署や業務に配置する人材を増やせるので、人材確保にもつながります。
属人化によるリスクの回避
経理の属人化、つまり特定の担当者だけが業務を把握している状況は、トラブルの原因になります。トラブルの代表は経費の横領ですが、多く場合は属人化が原因です。サーバ型とクラウド型のRPAを導入すると業務を企業全体で把握できるので、トラブルを回避できます。
RPAの下準備と導入の進め方
RPA導入の前に、経理に説明しましょう。なぜなら、RPA導入の目的が業務の自動化による人件費の削減だけだと受け取られると、反発やモチベーションの低下につながります。導入自体が失敗に終わる可能性もあるので、導入から得られるメリットを詳しく説明します。繰り返し作業が自動化になり負担が軽減されること、人の判断力や想像力が必要な業務に注力し、成果を期待していることを伝えましょう。次に行うのが、業務の洗い出しです。経理を含めた企業全体でRPAの導入に適した業務を探します。
業務フローで図や表にして見える化させることで、部署間で重複した業務も発見でき、RPAの導入に限らず業務の効率化につながるでしょう。また、RPA導入の対象になる業務の選出には、現場の意見を取り入れることが重要です。トップダウンでは実際に業務にあたる人が感じる問題点に気づけない場合があるからです。多くの場合は導入にベンダーやアウトソーシングを利用しますが、対象となる業務は一部からスタートし、徐々に展開していくようにしましょう。ペーパーレス化がまだ済んでいない場合は、資料のデジタル化が必要になります。RPAに登録する手順の整理なども必要なので一時的に作業量が増えるのです。導入自体が負担にならないように配慮しましょう。
RPAの導入事例
RPAの導入事例を3つ紹介します。
消込作業をRPAに任せる
納品の一定期間後に入金される掛売りでは、それを確認する消込作業が経理の負担になります。入金データと社内会計システムを照らし合わせる作業の繰り返しなので、RPAで自動化が可能です。ネットバンキングからデータをダウンロードするように設定し、会計システムと照合させると、経理は入金の間違いや遅延に対処するだけでよくなり、効率性が向上します。
交通費の精算業務をRPAに任せる
交通費や通勤費の請求はルートの確認、運賃が妥当であるかを調べる必要があります。ネットから情報の取得も自動化できるため、調べた結果と請求金額の確認までを効率化できるでしょう。
帳票の編集をRPAに任せる
伝票などをスキャンしデータを読み込むOCRと連携させることで、帳票の編集作業をRPAで自動化します。取引先や顧客が多いほど経理の負担が大きくなる業務です。RPAの導入で経理の負担軽減と効率化の両立が図れます。ただし、スキャンでの読み込みに誤りがある可能性も0％ではないので、最終的な確認作業は人が行う必要があります。
企業の成長につながるRPA導入
RPAを社内に導入することで、業務の効率化が図れるだけではなく、コストの削除や人材確保など、企業にとって得られるメリットが多いことがわかりました。人間は判断力や想像力、コミュニケーション能力が必要な業務にのみ注力できるので、企業の成長にもつながるでしょう。社内にRPAを導入する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。
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