人事の担当する業務は多岐にわたっているため、効率的に全ての業務を的確にこなしていくのが大変になりがちです。システムの導入による業務効率化はさまざまな分野でおこなわれていますが、人事でもシステムを使うメリットがあるのでしょうか。この記事では人事の業務効率化にシステムを活用するメリットやデメリットについて解説します。
目次
人事の業務効率化に活用できるシステムとは
システムの導入によって人事の業務効率化を目指す際には、そもそも人事の業務に活用できるシステムに何があるかを知る必要があります。大まかに分けると人事で一般的に利用できるシステムは以下の6種類です。それぞれの特徴を簡単に解説するので、現場で業務効率化に使えそうかどうかを考えてみてください。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは従業員の勤務や休暇、遅刻や早退などについて管理するためのシステムです。勤怠管理システムはバラエティーが豊かでいろいろな仕組みのサービスがありますが、システム上で打刻や有給休暇などの申請と承認などをおこなえるのが基本です。打刻の方法がタイムカードではなく、パソコンやスマホなどからできます。建物への入館や部屋への入室にカードキーを使い、その認証と連動してシステム上に打刻されるといったシステムもあります。カードキーを使用せずにスマホをかざせば打刻できるなど、様々な機能が取り入れられているのが現状です。タイムカードに基づく出勤時間の集計や休暇、休日出勤、リモートワークの申請受付などの業務負担が軽減されるシステムです。
労務管理システム
労務管理システムは各種社会保険の手続きをするためのシステムで、保険に関連する社員の個人情報も取り扱っているのが一般的です。労務管理は毎年必ずおこなわなければならない手続きや、新入社員がいたとき、退職者が出たときに発生する申請業務があります。扶養や各種保険への加入状況なども含めた個人情報の管理が求められるため、高いセキュリティが求められる業務です。労務管理システムを使用すると高度なセキュリティ下での管理が可能で、個人情報に変更があったときにも人事が手を煩わせることなく従業員自身に変更してもらえます。また、各種保険の申請書類や変更届なども自動入力で作成できるので業務負担を減らすことが可能です。
採用管理システム
採用管理システムは人材採用の際に活用できる包括的な業務システムです。応募の受付や応募者とのコミュニケーション、応募書類の管理や面接日程のスケジューリングなどが一つのシステムでまとめておこなえます。メールベースで採用管理をしていると対応に漏れが出たり、中途採用と新卒採用で混同が起こったりする問題があります。しかし、わかりやすく分類して管理できるシステムを活用するとミスが少なくて済みます。自動返信をして応募者が不安にならないようにしたり、応募者を選考結果によらずにデータベース管理したりする機能も搭載されているシステムがあり、活用の可能性が広いのが採用管理システムの特徴です。
人事評価システム
人事評価システムは給与やボーナスなどに関連する人事評価を全般的に取り扱うシステムです。従業員の評価に関連する情報をまとめて管理できるのが特徴で、スキルや経験などの基礎情報に加えて、今まで出してきた成果なども登録できるようになっています。これまでの人事評価の成績も記録可能で、他にも資格の取得状況や担当してきた業務や役職などを一元管理できるシステムです。人事評価制度に基づいた評定を自動的に計算する仕組みも取り入れられています。他にも機能が充実しているシステムはたくさんあり、問題を起こした履歴や社員教育の受講履歴なども全てまとめて管理して評価に生かすことが可能です。
給与計算システム
給与計算システムは従業員の勤怠や人事評価制度などに基づいて個々に支給される給与額を算定して管理するためのシステムです。企業によっては給与計算は経理が担当していることもありますが、一般的には人事が担当しています。給与やボーナスの計算を自動でできるのが特徴で、データベースに必要な情報が入力されていれば給与明細書の発行や口座振り込みまで自動化することが可能です。勤怠管理システムや人材評価システムと統合されているケースが多く、人事担当者はデータ入力の手間もない場合がほとんどです。労基法などが改正されるとアラートが表示されるなど、適正な給与計算の仕組みを自社が運用しているかどうかをチェックするシステムも整っています。
人事管理システム
人事管理システムは以上で紹介したシステムを統合的に取り扱っているプラットフォームです。給与計算が勤怠管理や人事評価と紐づいているように、人事の業務には深い関連性があります。個別のシステムを運用するよりも、統合的に人事業務を取り扱えるシステムの方が効率的に仕事をすることができます。特にデータベースを一元化することで管理負担が下がり、データを複製したり入力したりする手間も減るのが魅力です。人事管理システムでは自社に関わった人材データベースを作れることから、応募者や退職者を含めた人材管理が可能です。アルムナイ採用やリファラル採用をする上でも有用なシステムとして導入が進んでいます。
人事の業務効率化にシステムを導入するメリット
各種システムの概要を確認してみると人事の業務効率化にシステムを導入するメリットがたくさんあることはわかったでしょう。ここではシステム導入による業務効率化のメリットをまとめたので簡単に確認しておきましょう。
一元管理と自動化による業務負担の軽減
システムで人事に関連する情報を一元管理し、自動的にできる作業は全て自動化することで業務負担が軽減されます。データ移行を手作業でおこなってミスを起こすような問題もなくすことが可能です。
人材の統一管理による戦略の補助
従業員だけでなく採用候補者からアルムナイまで統一管理できることで人材戦略を考える補助になります。人材教育の方針や採用戦略の策定も人事担当者にとって大きな負担ですが、充実したデータベースがあることで合理的で根拠がある戦略を見出しやすくなるのが魅力です。
従業員の意識改革の推進
システムを導入すると従業員が人事任せではなく、自分で責任を持って人事関連業務に関与するようになります。勤怠管理や労務管理の重要性も認識し、法律上の問題がない対応をしてくれるようになるのが一般的です。
人事の業務効率化にシステムを導入するデメリット
人事の業務効率化の目的でシステムを導入するのには実はあまりデメリットはありません。生じ得るデメリットは以下の二つに集約されるので、問題になるかどうかを考えてみましょう。
システム利用にコストがかかる
人事関連のシステムはどれを選んだとしてもコストがかかります。初期費用に加えて月額利用料もかかるため、長期的にコスト負担を考えて予算を組めるかどうかを考えなければなりません。
システムに慣れるまで現場も動揺する
新しいシステムを導入すると動揺が走ってしまい、本来やるべき業務が滞るリスクがあります。打刻の仕方や休暇新生の方法が変わるなど、現場の従業員に及ぼす影響が大きいことには注意が必要です。
人事の業務効率化にはシステムを導入しよう
人事担当者の業務負担を軽減し、効率的でミスのない形を整えるにはシステムが有用です。個別の業務について特化しているシステムもありますが、人事管理システムを導入すれば全ての業務に関連するデータベースを構築できます。業務を最大限に効率化するためのツールとして活用できるので、メリットとデメリットを考慮しつつ導入を検討しましょう。